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Projektmanagement im E-Commerce – wie der Mix aus agilen und klassischen Methoden gelingt

Die zunehmende Digitalisierung des Handels geht mit neuen Geschäftsmodellen, innovativen Technologien und kürzeren Marktlebenszyklen einher. Für Unternehmen hat eine schnelle Markteinführung daher meist oberste Priorität bei E-Commerce-Projekten. Agile Projektmanagement-Methoden und -Tools sind häufig der Schlüssel zum Erfolg. Es gibt bei Projekten im E-Commerce jedoch auch Phasen, die wasserfallartig ablaufen und deren Anforderungen sequenziell planbar sind. In bestimmten Fällen ist der agile Ansatz allein daher nicht ausreichend. Bei IBM iX verwenden wir eine Kombination verschiedener Ansätze, die auf das jeweilige Projektumfeld zugeschnitten ist und es ermöglicht, die beste Arbeitsweise zu finden. Der Methoden-Mix bietet uns das Beste aus beiden Welten – doch wie sieht das in der Praxis aus?

Wenn Projektmanager ein Projekt planen, sollten ihr übergeordnetes Ziel und ihre Motivation darin bestehen, den Geschäftswert unter Berücksichtigung des Projektumfelds zu maximieren. Welcher Projektmanagement-Ansatz dafür gewählt wird, sollte keine primäre Rolle spielen, wenn am Ende durch die Bereitstellung eines kundenorientierten Produkts ein Mehrwert geschaffen wird.

Um mit einem neuen Online-Shop so schnell wie möglich einen Mehrwert zu kreieren, wird oft das Konzept eines Minimum Viable Product (MVP) gewählt. Mittels dieses Ansatzes wird sichergestellt, dass ein wertvolles Produkt möglichst schnell produziert und auf dem Markt eingeführt werden kann. Dabei wird sich auf das Ausrollen der kleinen wertvollen Einheiten konzentriert. Darüber hinaus ist das Datum des Go-Lives eines neuen Online-Shops meist im Vorfeld festgelegt und nicht flexibel anpassbar. Damit bleibt den Projektteams mit Blick auf die verbleibende Zeit nur die Möglichkeit, einen realistischen Umfang des MVP auszuhandeln. Projektmanager sollten es vermeiden, sich strikt an eine Methode oder einen Ansatz zu halten. Agilität um der Agilität willen ist hier nicht der Weg zum Ziel. Vielmehr sollten der Wert und Termin des Go-Lives im Fokus des Projekts stehen, um den Anforderungen der Stakeholder gerecht zu werden.

Wie man zwischen agil und traditionell wählt

Grundsätzlich gesprochen sind agile Ansätze in komplexen Umgebungen mit vielen unbekannten Variablen geeignet, während ein traditioneller Wasserfall-Ansatz am besten in vorhersehbaren Umgebungen funktioniert. Im digitalen Handel sind wir mit beidem konfrontiert. Aus diesem Grund kann ein agiles Vorgehen allein für E-Commerce-Projekte unhandlich sein, insbesondere, wenn mehrere Teams und Parteien an demselben Produkt arbeiten. Hier ist ein individueller, maßgeschneiderter Projektmanagementansatz der Schlüssel zum Erfolg. Dabei liegt es in der Verantwortung des Projektleiters, die für die einzelnen Elemente erforderlichen Prozesse zu ermitteln.

Dem agilen Ansatz folgen

E-Commerce-Projekte sind in jeder Hinsicht einzigartig und erfordern eine Anpassung an unvorhersehbare Herausforderungen. Viele Produktanforderungen werden erst im Rahmen der Umsetzung erarbeitet. Die komplexen Umgebungen, in denen E-Commerce-Projekte in der Regel ablaufen, haben große Auswirkungen auf das Projekt und erfordern daher einen anpassungsfähigen Ansatz. Aus diesem Grund werden bei Softwareprojekten häufig agile Methoden, Praktiken wie Scrum, die Erstellung eines Product Backlogs und flexible Ansätze gewählt. Sie helfen dabei, dass Produkte auch im komplexen und sich ändernden Märkten relevant bleiben.

Agile Elemente

So ist beispielsweise die Entwicklung der Benutzeroberfläche eines Online-Shops eine der komplexesten und zugleich zentralsten Aufgaben, da sie sich maßgeblich auf die Kaufentscheidung der Kund_innen auswirkt. Sie bestimmt in hohem Maße über den wirtschaftlichen Erfolg oder Misserfolg. Für ein benutzerfreundliches Frontend ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Kunden von Anfang an einbezogen und zufrieden gestellt werden. Die Arbeit in kurzen Iterationen mit häufigen Feedback-Schleifen, Flexibilität und das Akzeptieren später Änderungen können zu einem Wettbewerbsvorteil in Form eines erhöhten Mehrwerts für die Kunden werden. Die Design-Anforderungen werden während der Implementierung des Produkts häufig ausgearbeitet, um ein kundenorientiertes Design und zufriedene User zu gewährleisten.

Auch bei der Erstellung von Inhalten wie detaillierten Produktbeschreibungen, Produktbildern, Anleitungen oder Blogartikeln ist ein iterativer Ansatz sinnvoll. Da das Produkt (der Online-Shop) mit der Zeit wächst und sich weiterentwickelt, ändert sich auch die Art und Weise, wie die User darauf reagieren. Hier kommt die Iteration als Prozess der kontinuierlichen Optimierung ins Spiel, um die User Experience und die Conversion Rate zu verbessern. Das Projekt-Team kann dabei Änderungen auf der Grundlage von Echtzeit-Feedback aus Tests, User Research und beobachteten Trends vornehmen.

 

Der Wasserfallmethode folgen

Bei der traditionellen Wasserfallmethode hingegen liegt der Schwerpunkt auf der Vorhersage, der Spezifikation der Anforderungen und der detaillierten Planung zu Beginn des Projekts. Dies eignet sich für die Elemente eines Projekts die vorhersehbar sind und im Rahmen des Projekts nicht geändert werden sollen. Elemente wie das Kernsortiment, Produktpreise, Währungen und Zahlungsmethoden sind meist vorhersehbar und sollten im Voraus geplant werden. Häufige Änderungen dieser Elemente können Probleme verursachen, da in der Regel Abhängigkeiten zu anderen Entscheidungen und Abteilungen im Unternehmen bestehen. Ein Beispiel: Ein Go-Live-Datum wird Monate im Voraus festgelegt, da eine schnellere Markteinführung eine wichtige Anforderung ist. Wenn ein Unternehmen diesen Termin mit gedrucktem Marketingmaterial und Kampagnen bewirbt, sollte dieser Termin auch eingehalten werden. Traditionelle Projektmanagementmethoden und -werkzeuge wie die Verwendung eines Gantt-Diagramms sind hilfreich, um vordefinierte Faktoren und Fristen zu realisieren.

Vorhersehbare und planbare Elemente

So erfordert beispielsweise die Integration eines externen Zahlungsdienstleisters mehr als die reine Softwareentwicklung. Die Erfüllung rechtlicher Anforderungen, die Dokumentation sowie erfolgreiche Tests (einschließlich der Finanz- und Steuerabteilung) sind die Grundvoraussetzungen für einen Go-Live. Die einzelnen Schritte werden nacheinander ausgeführt und beanspruchen meist viel Zeit. Feedback-Schleifen sind in der Regel nicht üblich, da die Elemente klar definiert und entsprechend geplant sind.

Ein weiteres Beispiel ist das End-to-End-Testen von wesentlichen Prozessen. Bei E-Commerce-Projekten ist es zum Beispiel von entscheidender Bedeutung, den Order-to-Cash-Prozess vor der Markteinführung von Anfang bis Ende zu testen. Auch Vorgänge wie Retouren müssen durchgängig getestet werden. Die meisten Prozesse bestehen aus mehreren Ebenen wie der Bezahlung, der Bestellbestätigungsseite, der Versandbestätigungs-E-Mail und weiteren Subprozessen.

Aus der Sicht des Users folgt der Gesamtprozess einem klar strukturierten Ablauf. Eine typische User Journey beginnt mit der Suche nach einem Produkt, das zu einem bestimmten Preis auf Lager ist und endet mit der physischen Auslieferung. Um sicherzustellen, dass der Prozess für die Endkund_innen reibungslos abläuft, hat jeder Schritt des Prozesses bestimmte Voraussetzungen. Ein einfaches Beispiel: Wenn das gekaufte Produkt im Lager nicht vorrätig ist, kann der Prozess nicht abgeschlossen werden. Bevor der Prozess durchgängig getestet wird, muss daher jeder einzelne Schritt in diesem Prozess in einer bestimmten Reihenfolge geplant werden.

Flexibilität ist das A und O

Jedes E-Commerce-Projekte ist einzigartig. Aus diesem Grund ist ein maßgeschneiderter Ansatz, der agile Methoden und traditionelle Projektmanagementansätze vereint, der Schlüssel zum Erfolg. Wo es sinnvoll ist, wird mehr Aufwand in die Planung gesteckt, um vorhersehbare Elemente und fixe Meilensteine wie das Go-Live-Datum genau einzuhalten. Auf der anderen Seite gibt es hochkomplexe Bereiche wie das Design der User Experience (UX) und des User Interfaces (UI). Bei diesen anpassungsfähigen Elementen ist es sinnvoller iterative Schleifen zu nutzen, um sicherzustellen, dass das Produkt auch tatsächlich den Bedürfnissen der Kund_innen entspricht und innerhalb kurzer Zeit einen echten Geschäftswert liefert. Flexibilität im Management von E-Commerce-Projekten ist daher das A und O.

Autor Patrick Kirchenkamp

Senior Product Owner
ecx.io, Teil von IBM iX

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