Mitarbeiterkommunikation in der neuen Normalität: Erfahrungen einer Digitalagentur

Die Corona-Krise stellt aktuell viele Unternehmen vor völlig neuartige Herausforderungen, unter anderem auch in Hinblick auf die interne Kommunikation und Kollaboration. Um den Informationsfluss und das Zusammengehörigkeitsgefühl rein virtuell aufrechtzuerhalten, sind gegenseitiges Vertrauen und Verständnis essentiell. Dazu braucht es aber auch eine regelmäßige Kommunikation durch das Management und den Mut neue interaktive Formate auszuprobieren.

Unsere Executive Officer & Project Managerin Lisa ist bei ecx.io als Beraterin der Geschäftsführung in unterschiedlichste abteilungsübergreifende Initiativen involviert und hat sich mit unseren Kolleginnen Jenni, Onboarding Success Managerin und Inga, HR Marketing & Communication Managerin über Wege und Maßnahmen zur Mitarbeiterkommunikation in der neuen Normalität unterhalten.

Lisa: Hi Jenni! Vor nicht allzu langer Zeit hast du auch mich an meinem 1. Tag bei ecx.io empfangen und betreut. Damals allerdings noch persönlich im Office. Wie sieht im Unterschied zu unserem physischen denn nun das virtuelle Onboarding aus?

Jenni: Hi Lisa! Also im ersten Schritt sorgen wir dafür, dass unser Newbie vor dem 1. Arbeitstag bereits seine Hardware erhalten hat. Der nächste Schritt ist dann das Einrichten der IT über Telefon. Nur unter der Voraussetzung können wir dann im Anschluss unsere wichtigsten Kommunikationstools aktivieren.
Normalerweise organisieren wir neben der individuellen Einarbeitung auch ein kompaktes Onboarding an 2 Tagen vor Ort im Büro. Dort stellen wir dann unsere Prozesse, Arbeitsweisen und die verschiedenen Abteilungen vor. Aktuell entzerren wir dieses Onboarding allerdings und verteilen die Sessions über eine ganze Woche. Wie auch in der Zusammenarbeit mit unseren Kunden haben wir gelernt, dass ganztägige Remote-Workshops extrem anstrengend sind. Die Unterteilung in kürzere Einheiten ist hier deutlich sinnvoller und vor allem auch angenehmer. Da wir jetzt wissen, dass auch ein virtuelles Onboarding durchaus eine Option ist, suchen wir aktuell wieder fleißig nach neuen Mitarbeitern. Schaut gerne mal auf unserem Jobportal vorbei.

Lisa: Vielen Dank für den Einblick, Jenni. Mittlerweile hast du bereits mehrere virtuelle Onboardings durchgeführt. Wie lautet denn dein Fazit und welche Tipps kannst du mit unseren Lesern teilen?

Jenni: Seit März praktizieren wir jetzt schon unser virtuelles Onboarding. Wir haben also bereits einige Kollegen durch das neue Konzept in die Arbeit bei ecx.io eingeführt und hierzu bisher viel positives Feedback bekommen. Natürlich gab es insbesondere in der Anfangsphase einige Herausforderungen, die uns bei der Konzeption und Durchführung begegnet sind. Wir hatten aufgrund der kurzfristigen Änderungen zu Beginn der Krise einen recht hohen Zeitdruck, unter dem das virtuelle Onboarding für unsere kommenden Newbies umgestellt werden musste. Innerhalb weniger Tage haben wir das Konzept überarbeitet und für den ersten Lauf vorbereitet. Zugleich sind mit der Umgestaltung die Vorbereitungszeit sowie der Betreuungs- und Abstimmungsaufwand deutlich gestiegen. Für die virtuelle Umsetzung des interaktiven Networkings war ebenfalls einiges an Kreativität gefragt. Wir haben also durchaus noch dazu lernen können, was virtuell so alles umsetzbar ist! Meine Tipps für ein remote Onboarding?

  • Jedem Newbie von Anfang an einen Ansprechpartner (bei uns sind das die „Buddys“) zur Seite stellen, der sich kümmert, in den ersten Wochen zu den relevanten Meetings einlädt und bei Fragen jederzeit zur Verfügung steht.
  • Die Anzahl an Sessions pro Tag reduzieren und Zeit zum Verarbeiten und Stöbern in den Onboarding-Unterlagen geben.
  • Die Kamera immer einschalten (sofern es die Bandbreite natürlich zulässt) und einen alternativen Kommunikationskanal festlegen, für den Fall, dass der Laptop mal streikt.
  • Die Auswahl der Speaker ist beim virtuellen Onboarding deutlich einfacher, weil man nun auch Kollegen unabhängig von ihrem Standort mühelos in das Programm mit einbinden kann.

Lisa: Hallo Inga! Du verstärkst uns seit April diesen Jahres im Human Resource-Marketing und hast kürzlich das virtuelle Onboarding mit Jenni durchlaufen. Wie hast du denn deinen Start empfunden?

Inga: Ich wurde bereits einige Tage vor dem Start bei ecx.io von Jenni kontaktiert und darüber informiert, dass ich im Home Office starten würde. Die frühe Kontaktaufnahme hat mich persönlich sehr gefreut. Das hat mir gezeigt, dass trotz der außergewöhnlichen Situation ein Plan B ausgearbeitet worden war. Ich war positiv überrascht, dass bereits vorab alles für meinen virtuellen Start vorbereitet war. Das Onboarding selbst hat mich dann in meiner ersten Woche mit den wichtigsten Infos versorgt. Durch die intensive Betreuung von Jenni und meinem Buddy habe ich mich top aufgenommen gefühlt.

Natürlich war es schon schade für mich, dass ich mein Team erstmal nur virtuell kennen lernen konnte. Durch unsere Dailys sind wir dafür immer gemeinsam in den Tag gestartet und waren über unser Chat-Tool ständig im Austausch.

Lisa: Fühlst du dich trotz der räumlichen Distanz gut informiert und eingebunden?

Inga: Ja, auf jeden Fall! Ein top Beispiel dafür ist unser internes und momentan virtuell durchgeführtes Mitarbeiterevent, die Family Night. Das regelmäßige Event bringt unsere Mitarbeiter aller ecx.io Standorte für einen virtuellen Austausch zusammen.

Unser Management kommuniziert in dem Rahmen sehr offen wo wir zur Zeit stehen und was es Neues gibt. Durch die Beiträge unserer Teams bekommen wir dann zusätzlich noch spannende Einblicke in unsere Projekte. Ein persönliches Highlight unserer letzten Family Night war für mich auf jeden Fall das virtuelle DJ Intro von unserem Kollegen Dominik. Obwohl ich zu Hause allein vor dem PC saß, kam richtig Stimmung auf!

 

 

Lisa: Wie ist dein Gesamtfazit zur Mitarbeiterkommunikation in der neuen Normalität bei ecx.io ?

Inga: Mitarbeiterkommunikation spielt generell eine zentrale Rolle bei uns. In Zeiten der Corona-Krise ist vor allem der virtuelle Austausch durch die fehlenden persönlichen Begegnungen noch wichtiger geworden. Das virtuelle Onboarding ist ein sehr gutes Beispiel dafür, dass wir von Anfang an einen Fokus auf die Betreuung der Mitarbeiter legen – auch im Home-Office.

Insgesamt war ich aber schon froh, als ich dann tageweise vor Ort im Büro arbeiten und mein Team persönlich treffen konnte. Ein persönlicher Kaffee – wenn auch mit Sicherheitsabstand – macht doch durchaus mehr her als ein virtueller!

Mehr Infos wie bei uns (in der Regel) gearbeitet wird, gibt es auch in unseren Employee Stories. Klickt euch gerne mal durch!

Autor Lisa Altvater

Executive Officer & Project Manager
ecx.io, Teil der IBM iX